تفاوت پروفرما و اینویس

در حوزه تجارت بین‌المللی، دو واژه کلیدی که به وضوح بر جریان انجام معاملات و تعاملات تجاری تأثیر می‌گذارند، "پروفرما" و "اینویس" (Invoice) هستند. این دو مفهوم اساسی نقش‌های مختلفی در فرآیندهای تجارتی ایفا می‌کنند و درک دقیق از تفاوت‌ها و کاربردهای هرکدام از آنها برای تاجران و شرکت‌های تجاری بسیار حائز اهمیت است.

در این مقاله، ما به بررسی تفاوت‌ها و اهمیت پروفرما و اینویس در معاملات بازرگانی می‌پردازیم. پروفرما به عنوان یک ابزار پیش‌فاکتوری و اینویس به عنوان سند حقوقی انتقال مالکیت، هرکدام نقش خاص خود را ایفا می‌کنند. ما ابتدا به تعریف هر یک از این دو مفهوم می‌پردازیم و سپس به تفاوت‌ها و نقش هرکدام در روند معاملات بازرگانی می‌پردازیم.

گاهی افراد در مورد اینکه پروفرما چیست و پروفرما اینویس چیست گیج می شوند درصورتیکه PRO FORMA به معنای سند موقت است و هیچ فرقی با پروفرما اینویس ندارد.

پروفرما یا پیش فاکتور (Proforma Invoice) چیست؟ سند توافق‌ بین خریدار و فروشنده

پروفرما یا پیش فاکتور همان‌طور که از نام آن می‌توان متوجه شد، یک صورت‌حساب اولیه یا فاکتور تخمینی است که به درخواست مشتری (خریدار) و از طرف فروشنده صادر می‌شود. این مدرک در حمل‌و‌نقل بین‌المللی به‌عنوان یکی از اسناد تجاری مهم برای انجام مراحل ارسال کالا به کشورهای دیگر به‌کار می‌رود. اگر بخواهیم به‌طور دقیق‌تر بگوییم که پروفرما چیست، پروفرما (Proforma Invoice) یک سند تجاری موقت است که در آن اطلاعات کالاهای خریداری شده همچون تعداد، وزن، قیمت هر واحد کالا، قیمت مجموع محموله، تاریخ ارسال بار توسط شرکت حمل و نقل هوایی یا سایر روش‌های حمل‌ونقل و باقی جزئیات مربوط به معامله به درخواست مشتری در آن درج می‌شود.

اینویس چیست؟

اینویس (invoice) یکی از اسناد مهم و متعارف در تشریفات گمرکی است، که در مقابل ارائه کالا و خدمات توسط فروشنده یا صادرکننده ارائه می‌شود. فروشنده کالا وظیفه صادر کردن این سند را داشته و به نام خریدار صادر می‌شود.

فروشنده پس از تنظیم این سند، باید آن را به امضا و تایید شخص مسئول این امر در شرکت خود برساند. پس از تایید، سند برای گمرک ارسال خواهد شد. از سوی دیگر خریدار کالا نیز، باید این سند را در هنگام ترخیص کالا از گمرک کشور مقصد، برای بررسی و تایید ارائه دهد.

کاربرد پروفرما اینویس یا پیش فاکتور

پیش فاکتور زمانی صادر می شود که فروشنده در مورد مقدمات فروش با خریدار صحبت کرده است اما نمی تواند برای ارسال فاکتور رسمی اقدام کند زیرا جزئیات نهایی معامله هنوز توسط خریدار تأیید نشده است. پیش فاکتور صادر می شود تا خریدار بداند دقیقا چه انتظاری از فروشنده داشته باشد. پروفرما اینویس در موارد زیر به کار می رود:

·         برای اینکه خریدار بداند از تامین کننده چه انتظاری دارد و دعوت به مذاکره شود.

·         برای نشان دادن تمایل تامین کننده به ارائه کالاها و خدمات با قیمت مورد بحث، در تاریخ موعود.

·         برای ساده کردن فرآیند اطلاع کلامی به اطلاع کتبی.

·         به عنوان یک پیشنهاد برای پروتکل های تایید خرید داخلی یا شرکت در مزایده.

·         برای صرفه جویی در زمان و هزینه های پردازش.

تفاوت پروفرما و اینویس؛ پروفرما اینویس چیست؟

برای بیان تفاوت پروفرما و پروفرما اینویس باید بگوییم که، پروفرما اینویس صرفا یک فاکتور تخمینی بوده که صادرکننده به عنوان شبه فاکتور تجاری ارائه می کند. یک تجارت بین المللی غالبا با دریافت یک نامه از خریدار آغاز می شود. در این نامه شخص خریدار به یک یا چند محصول شما ابراز علاقه می کند، شرایط خودشان را ذکر می کند و درخواست یک پیشنهاد به صورت رسمی یا غیررسمی می دهد. خریدار مورد نظر ممکن است پیشنهاد قیمت شما را در قالب یک پروفرما اینویس از شما بخواهد. این کار دلایل مختلفی می تواند داشته باشد، از جمله تنظیم اعتبار اسنادی برای پرداخت کالا باشد. علاوه بر این در برخی کشورها به دلیل کنترل شدید نرخ ارز، برای دریافت مجوز واردات ممکن است نیاز به نحوه تنظیم پروفرما اینویس باشد تا روند خرید انجام شود.

هر پروفرما اینویس فقط در یک دوره زمانی خاص اعتبار دارد. به این نکته توجه داشته باشید که اغلب به دلیل هزینه های محصول، حمل و نقل و.. باید زمان مناسبی را برای پاسخگویی به خریدار در نظر بگیرید تا اعتبار پروفرما اینویس شما منقضی نشود.

نمونه پروفرما اینویس

برخلاف فاکتورهای دیگر که یکسری فیلدهای از پیش تعریف شده دارند، در پروفرما اینویس هر چیزی می تواند نوشته شود.

نمونه پروفرما اینویس یا پیش فاکتور شامل موارد زیر است:

1.       عنوان سند”پیش فاکتور”

2.       تاریخ صدور فاکتور و تاریخ انقضای آن

3.       نام و ادرس فروشنده و شرکت

4.       نام و ادرس خریدار و آدرس حمل و نقل

5.       شرح محصول یا خدماتی که قرار است ارائه شود

6.       قیمت اقلام

7.       وزن و ابعاد محصولات

8.       تخفیف در صورت وجود

9.       روش حمل و نقل

10.   تاریخ حمل بصورت تخمینی

11.   مبلغ کل پرداخت با احتساب مالیات

کلام آخر

در این مقاله، تفاوت‌ها و نقش‌های جداگانه پروفرما و اینویس در معاملات بازرگانی مورد بررسی قرار گرفت. پروفرما به عنوان یک ابزار پیش‌فاکتوری که در ابتدای فرآیند تجارت قرار می‌گیرد، برای اطلاعاتی مانند جزئیات کالا، قیمت و شرایط تجاری به‌کار می‌رود. در مقابل، اینویس به عنوان یک سند حقوقی که مالکیت کالا را انتقال می‌دهد، در نهایت فرآیند معامله به کار می‌رود.

نتایج حاصل از بررسی نشان می‌دهد که هر یک از این سند‌ها نقش منحصربه‌فردی در فرآیند بازرگانی دارند. پروفرما، بخشی از مذاکرات و شرایط تجاری را شکل می‌دهد و اطلاعات ابتدایی را فراهم می‌کند. اینویس، به‌عنوان یک سند حقوقی قانونی، تضمین‌کننده انتقال مالکیت و انجام وظایف گمرکی است.

تفاوت‌های اصلی میان پروفرما و اینویس در زمینه‌هایی چون زمان مورد استفاده، حقوق و تعهدات، ابعاد حقوقی، و اهمیت در فرآیند معاملات آشکار شده است. در نتیجه، درک صحیح این دو سند اساسی برای تاجران و شرکت‌های تجاری در تسهیل معاملات و جلب اعتماد مشتریان حیاتی است. همچنین، توجه به تفاوت‌ها و استفاده صحیح از هرکدام از این سند‌ها، از اهمیت بالایی برخوردار است و می‌تواند به تجارت بین‌المللی و رونق بازارهای جهانی کمک بسزایی نماید.